Sukces wystawy zależy od znalezienia publicznie dostępnego, popularnego miejsca i uzyskanie oficjalnej zgody na organizację wydarzenia.
Krok 1: Wybór Miejsca
Zastanów się, gdzie w Twojej okolicy naturalnie gromadzą się ludzie. Najlepsze lokalizacje to:
- Centra handlowe: Gwarantują duży przepływ ludzi niezależnie od pogody.
- Domy kultury, centra aktywności lokalnej: Są otwarte na inicjatywy społeczne i często oferują przestrzeń za darmo lub po kosztach.
- Rynki miejskie, główne place: Zapewniają ogromną widoczność, ale wymagają planu awaryjnego na wypadek złej pogody.
- Hole w budynkach użyteczności publicznej: (np. urzędy miasta, duże przychodnie).
Krok 2: Przygotowanie Oferty (Jak rozmawiać z decydentami)
Niezależnie od tego, czy rozmawiasz z dyrektorem galerii handlowej, czy z prezydentem miasta, Twój przekaz musi być profesjonalny i klarowny. Przygotuj krótką „ofertę”, w której podkreślisz:
- Charakter non-profit: „Expo Zdrowie jest inicjatywą społeczną opartą w całości na wolontariuszach. Naszym celem jest promocja zdrowia w lokalnej społeczności.”
- Korzyści dla społeczności: „Oferujemy mieszkańcom bezpłatny dostęp do podstawowych badań i konsultacji, pomagając w profilaktyce chorób cywilizacyjnych.”
- Międzynarodową renomę: „Expo Zdrowie to sprawdzony format, realizowany z sukcesem w wielu krajach na całym świecie.”
- Korzyści dla partnera (właściciela miejsca): „Organizacja wydarzenia w Państwa obiekcie to świetna okazja do pokazania zaangażowania w życie lokalnej społeczności i pozytywny wizerunek w mediach.”
Krok 3: Oficjalny Kontakt
Skieruj swoje zapytanie do odpowiedniej osoby:
- W centrum handlowym – do Dyrektora lub Managera ds. Marketingu.
- W domu kultury – do Kierownika lub Dyrektora.
- W przypadku przestrzeni miejskiej (rynek) – do odpowiedniego wydziału w Urzędzie Miasta (np. Wydział Promocji) lub bezpośrednio do Prezydenta/Burmistrza z prośbą o patronat.
Ważne: Zawsze proś o pisemne potwierdzenie zgody na organizację wydarzenia.
Patronat
W Polsce właścicielem materiałów wykorzystywanych na wystawie jest Fundacja Źródła Życia. Jej patronatem należy się posługiwać w celu uzyskania pozwoleń. Fundacja Źródła Życia certyfikuje organizatorów do niezależnej organizacji wystaw.
Inne wartościowe informacje
Zaleca się przedstawienie programu wystawy lokalnym władzom, na przykład burmistrzowi lub pełnomocnikowi ds. zdrowia. Program należy zaprezentować jako element wpisujący się w prowadzoną przez nich politykę zdrowotną. Należy również podkreślić, że jest to projekt społeczny, którego sukces zależy od współpracy wszystkich zaangażowanych stron i opiera się na pracy wolontariuszy – zarówno personelu medycznego, jak i pomocników.
Opieraj swoje wnioski na lokalnych dokumentach strategicznych, takich jak roczne programy współpracy uchwalane przez gminy i powiaty oraz wieloletnie strategie rozwoju przyjmowane przez urzędy marszałkowskie.
Kluczowe jest, aby przy składaniu wniosku uzyskać potwierdzenie jego złożenia. Zapewnia to, że samorząd ma obowiązek udzielić pisemnej odpowiedzi w ciągu 30 dni, nawet jeśli wniosek został złożony poza oficjalnym konkursem. Dodatkowo, zaleca się utrzymywanie kontaktu telefonicznego z osobami decyzyjnymi w celu przedstawienia dodatkowych informacji o projekcie.